Prise de notes et comptes rendus de réunion, remis sous 24 heures
Votre réunion, votre atelier ou votre appel multi-pays vous revient le lendemain sous la forme d’un document que votre direction lit en cinq minutes et sur lequel elle décide. Décisions, arbitrages, actions et points en suspens, en français, en anglais ou en portugais.
- Un compte rendu en puces, mis en page, prêt à circuler
- Un tableau des actions avec responsable et échéance
- La liste des points restés à trancher
- Une version dans une deuxième langue si nécessaire
- Le tout dans les 24 heures suivant la séance
Ce qui ne marche pas, et pourquoi vous le savez déjà
Vous avez déjà essayé de récupérer ce qui s’est dit en réunion. Vous connaissez donc les trois façons dont cela échoue. Nous avons construit ce service autour de ces trois points précis, et pas autour d’un décompte d’heures. Il s’inscrit dans la même logique que nos prestations de traduction professionnelle et d’interprétation de conférence.
La transcription automatique décroche
Dès qu’un appel réunit plusieurs pays, plusieurs accents et une connexion irrégulière, l’outil rend des pages de texte fautif. Sur les séances multi-pays, le fichier généré automatiquement est souvent inexploitable de bout en bout.
Le verbatim que personne n’ouvre
Quinze pages de mot à mot ne se lisent pas. Un directeur cherche trois choses : ce qui a été décidé, qui fait quoi, et ce qui reste à trancher. Le reste lui coûte du temps.
Le rédacteur qui ne connaît pas vos mots
Les sigles de votre secteur, les noms de protocoles, les noms propres des participants et des localités. Une seule erreur de terminologie dans un compte rendu institutionnel et le document perd sa valeur de référence.
Ce que vous recevez exactement
- Un compte rendu en puces, idées principales en gras et sous-puces rattachées, conçu pour être lu par une direction
- Un encadré d’ouverture qui donne l’essentiel de la séance en quelques lignes
- Un tableau des actions à suivre, avec le responsable et l’échéance en face de chacune
- La liste des points restés en suspens, pour qu’aucun arbitrage ne se perde entre deux séances
- Les sigles, les noms propres et les noms de lieux orthographiés correctement
- Une version dans une deuxième langue lorsque vos participants ne lisent pas tous la même
- Un fichier mis en page, prêt à circuler tel quel, sans reprise de votre côté
- La remise dans les 24 heures qui suivent la fin de la séance
Comment se déroule une mission
Cadrage
Vous transmettez l’ordre du jour, la liste des participants et, s’il existe, votre glossaire. Le format attendu est fixé à ce moment, pas après.
Suivi de séance
Un rédacteur qui maîtrise votre terminologie suit les échanges du début à la fin, y compris les prises de parole techniques.
Rédaction et relecture
Le compte rendu est rédigé puis relu par une seconde personne, sur le fond comme sur les noms propres.
Remise
Vous recevez le document mis en page sous 24 heures. Le délai court à partir de la fin de la séance et ne dépend d’aucun fichier tiers.
Pour qui ce service est fait
Secrétariats de fonds et de programmes
Appels pays réunissant ministères, partenaires de mise en œuvre et bailleurs, avec une terminologie technique dense et un lectorat de direction qui n’assiste pas à la séance.
Organisations internationales et agences
Ateliers régionaux, comités de pilotage et sessions hybrides où le rapport général fait foi et doit circuler dans plusieurs langues.
Cabinets et instituts
Entretiens, ateliers de restitution et réunions de cadrage dont les comptes rendus alimentent directement un livrable client.
Conseils, comités et assemblées
Séances dont le procès-verbal engage, et qui demandent une rédaction précise, neutre et rendue dans les délais statutaires.
Ce que nous faisons déjà pour des institutions comparables
Ce service est né dans les salles de réunion de nos clients d’interprétation et de traduction. Les références ci-dessous sont documentées et les certificats de bonne exécution correspondants sont joignables à une offre.
Secrétariat du Reaching the Last Mile Fund
Prise de notes et comptes rendus des appels pays, pour un secrétariat hébergé à Londres, dans un format de puces destiné à la direction. Voir l’étude de cas RLMF et Fondation Gates.
Union africaine, CELHTO
Rédaction et traduction du rapport général d’un atelier continental tenu à Lomé. Voir l’étude de cas Union africaine.
Danish Refugee Council
Interprétation simultanée de sessions tenues sur Teams pour un bureau régional. Voir l’étude de cas DRC.
Muso Health
Interprétation bambara et français de réunions à distance, sur un programme de santé communautaire. Voir l’étude de cas Muso.
Les langues, et ce qui nous distingue
Le français, l’anglais et le portugais européen sont nos trois langues de restitution courantes. La différence se joue ailleurs : une séance tenue en bambara, en wolof, en peul, en dioula ou en soninké vous revient en compte rendu français, parce que la même maison forme et fait travailler des locuteurs natifs de ces langues depuis 2018.
C’est ce qui permet de couvrir des réunions de terrain que les prestataires classiques ne savent pas traiter : un comité villageois, une session de formation communautaire, un entretien d’enquête. Le même principe vaut pour l’interprétation bambara et français et pour nos interprètes de conférence.
Trois engagements
Le délai est tenu
24 heures entre la fin de la séance et la remise du compte rendu. Pour les séances du soir, la remise a lieu le lendemain matin.
Le format est repris jusqu’à validation
Si le document ne correspond pas à votre modèle, il est retravaillé sans facturation supplémentaire, autant de fois que nécessaire.
Rien n’est conservé
Le contenu de vos séances est couvert par un engagement de confidentialité et n’est pas gardé au-delà de la remise. Votre accord de confidentialité peut être signé avant la première séance.
Tarification
Le service se facture au forfait par séance, et non à l’heure passée. Une série d’appels, un comité de pilotage mensuel ou un atelier de plusieurs jours se traitent en un seul forfait, avec le même rédacteur d’un bout à l’autre pour que la terminologie reste stable d’une séance à la suivante.
Le devis est établi sous deux heures ouvrées à partir de trois informations : la durée prévue, le nombre de séances et les langues attendues. Pour une demande ponctuelle comme pour un marché annuel, écrivez à l’équipe Bamacours. Les organisations qui nous confient déjà de la traduction assermentée ou de l’interprétation à Abidjan retrouvent ici les mêmes conditions contractuelles.
Questions fréquentes
Prenez-vous les notes pendant la réunion ou après ?
Vous n’avez rien à organiser de votre côté. Vous nous donnez l’accès à la séance, l’ordre du jour et la liste des participants, et vous recevez le compte rendu fini dans les 24 heures qui suivent la fin des échanges.
En quoi est-ce différent d’une transcription automatique ?
Une transcription vous rend des pages de texte brut, souvent fautives dès qu’un appel réunit plusieurs pays, plusieurs accents et une connexion irrégulière. Un compte rendu vous rend des décisions, des arbitrages et des actions, écrits dans le vocabulaire de votre secteur, avec les sigles et les noms propres correctement orthographiés.
Dans quelles langues livrez-vous ?
Français, anglais et portugais européen. Les langues africaines de la sous-région sont également couvertes, ce qui permet de restituer en français une séance tenue en bambara, en wolof, en peul ou en dioula.
Que se passe-t-il si le format ne convient pas ?
Le compte rendu est repris jusqu’à ce qu’il corresponde à votre modèle, sans facturation supplémentaire. C’est la raison pour laquelle le premier échange porte sur le format attendu et sur son lectorat.
Travaillez-vous sur Teams, Zoom et Google Meet ?
Oui, sur les trois, ainsi qu’en présentiel pour les ateliers et les assemblées. Le délai de remise court à partir de la fin de la séance et ne dépend d’aucun fichier tiers.
Prenez-vous des séries de réunions récurrentes ?
Oui, et c’est le cadre le plus courant. Un comité de pilotage mensuel, une série d’appels pays ou un atelier de plusieurs jours se traitent au forfait, avec le même rédacteur d’un bout à l’autre pour que la terminologie reste stable.
Comment la confidentialité est-elle traitée ?
Les contenus échangés sont couverts par un engagement de confidentialité et ne sont pas conservés au-delà de la remise du compte rendu. Un accord de confidentialité propre à votre organisation peut être signé avant la première séance.
Votre prochaine réunion mérite mieux qu’un fichier audio
Donnez-nous la date, la durée et les langues de votre prochaine séance. Vous recevez un devis sous deux heures ouvrées et un compte rendu 24 heures après la réunion.