Mis à jour le 21 octobre 2026 par Cyrille Makazung, gérant de Bamacours. Les articles de loi cités ont été relus dans le texte officiel de l’Acte uniforme OHADA révisé de 2014.
Un procès-verbal (PV) de réunion est le document qui constate officiellement ce qui a été décidé pendant une séance, avec le résultat des votes. Il indique la date, le lieu, les présents, l’ordre du jour, un résumé des débats et le texte de chaque décision. Il est signé par le bureau de séance, en général le président et le secrétaire. Dans une société commerciale de l’espace OHADA (Mali, Côte d’Ivoire, Sénégal, Cameroun et les autres États membres), son contenu est fixé par la loi. Voici deux exemples rédigés, puis les règles et la méthode.
Exemple de PV de réunion de travail rédigé
L’entreprise, les noms et les chiffres sont inventés : reprenez la structure et les formules, puis remplacez le contenu par le vôtre.
WASSA EMBALLAGES SARL
Zone industrielle de Sotuba, Bamako (Mali)
Procès-verbal de la réunion de travail du comité de direction du mardi 6 octobre 2026
Le mardi 6 octobre 2026, à 9 h 05, le comité de direction s’est réuni au siège sur convocation du gérant du 29 septembre 2026, sous la présidence de M. Seydou Coulibaly. Mme Fatoumata Traoré est désignée secrétaire de séance.
Présents et excusé
Présents : M. Seydou Coulibaly, gérant ; Mme Aminata Keïta, responsable administrative et financière ; M. Boubacar Diarra, chef de production ; M. Lassina Sangaré, responsable commercial ; Mme Fatoumata Traoré. Excusé : M. Adama Dembélé, responsable qualité et sécurité, en mission à Sikasso.
Ordre du jour
- Bilan de la production de septembre 2026
- Choix d’un second fournisseur de carton
- Formation sécurité des opérateurs
L’ordre du jour est adopté sans modification.
1. Bilan de la production de septembre
M. Diarra présente 412 000 unités produites pour un objectif de 450 000. Il attribue l’écart à deux arrêts de la ligne d’impression dus aux coupures d’électricité. Mme Keïta indique qu’un groupe électrogène de location coûte 1 200 000 FCFA par mois.
Décision n° 1 : location d’un groupe électrogène en octobre et novembre 2026, soit 2 400 000 FCFA. Responsable : Mme Keïta.
Vote : unanimité des présents.
2. Second fournisseur de carton
Deux offres : Kéla Papiers à 640 FCFA la feuille, livrée sous 10 jours, et Sow Cartonnage à 610 FCFA, sous 21 jours. M. Diarra privilégie le délai court ; Mme Keïta aurait souhaité une troisième offre.
Décision n° 2 : commande test de 5 000 feuilles à Kéla Papiers, soit 3 200 000 FCFA. Responsable : M. Diarra.
Vote : 4 pour, 0 contre, 1 abstention (Mme Keïta).
3. Formation sécurité des opérateurs
Le président lit la note de M. Dembélé : trois incidents mineurs en septembre, sans arrêt de travail.
Décision n° 3 : une demi-journée de formation pour les 24 opérateurs, en deux groupes de 12, avant le 31 octobre 2026. Responsable : M. Diarra.
Vote : unanimité des présents.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h 20. De tout ce qui précède, il est dressé le présent procès-verbal.
Chaque décision est numérotée, chiffrée, confiée à un responsable et suivie du vote : un absent comprend en deux minutes ce qui a été tranché.
Exemple de procès-verbal d’assemblée générale de SARL (extrait)
Cet extrait suit l’article 134 de l’Acte uniforme OHADA mention par mention. La société, les associés et les montants sont fictifs.
SINE FROID SERVICES SARL
SARL au capital de 10 000 000 FCFA, siège social à Kaolack (Sénégal)
Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire annuelle du vendredi 26 juin 2026
Associés présents
Mme Awa Ndiaye (500 parts), M. Mamadou Sarr (300 parts) et M. Cheikh Mbengue (200 parts), soit la totalité des 1 000 parts sociales.
Ordre du jour
- Rapport de gestion et approbation des états financiers de l’exercice clos le 31 décembre 2025
- Affectation du résultat
- Pouvoirs pour les formalités
Documents soumis à l’assemblée
États financiers de synthèse de l’exercice 2025, rapport de gestion du gérant et projets de résolutions, envoyés avec la convocation.
Résumé des débats
Le gérant présente un bénéfice net de 18 400 000 FCFA. M. Sarr l’interroge sur la hausse des frais d’entretien, liée au remplacement de deux compresseurs. M. Mbengue propose de distribuer tout le bénéfice disponible ; Mme Ndiaye préfère en garder une partie pour l’achat d’un camion frigorifique en 2027.
Texte des résolutions et résultat des votes
Première résolution. L’assemblée approuve les états financiers de synthèse de l’exercice clos le 31 décembre 2025, qui font apparaître un bénéfice net de 18 400 000 FCFA.
Vote : 1 000 parts pour, 0 contre, 0 abstention. Adoptée.
Deuxième résolution. L’assemblée affecte ce bénéfice ainsi : 1 840 000 FCFA à la réserve légale, 10 000 000 FCFA en dividendes (10 000 FCFA par part) et 6 560 000 FCFA en report à nouveau.
Vote : 800 parts pour (Mme Ndiaye, M. Sarr), 200 parts contre (M. Mbengue). Adoptée.
Troisième résolution. Tous pouvoirs sont donnés au porteur d’une copie du présent procès-verbal pour accomplir les formalités légales.
Vote : 1 000 parts pour. Adoptée.
La séance est levée à 11 h 40. Le présent procès-verbal est établi sur le registre spécial des délibérations de la société.
Les votes sont comptés en parts sociales : en SARL, chaque associé a autant de voix que de parts (article 334 de l’Acte uniforme). Le désaccord de M. Mbengue figure dans le décompte, sans commentaire.
Les mentions obligatoires d’un PV selon l’Acte uniforme OHADA
Les sociétés commerciales des États membres de l’OHADA relèvent de l’Acte uniforme révisé relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE, adopté en 2014. Voici ce qu’il prévoit.
| Situation | Article | Ce que prévoit le texte |
|---|---|---|
| Toute délibération des associés | Art. 134 | Date et lieu, noms et prénoms des associés présents, ordre du jour, documents et rapports soumis à discussion, résumé des débats, texte des résolutions mises aux voix, résultat des votes. |
| Assemblée de SA | Art. 535 | En plus : nature de l’assemblée, mode de convocation, composition du bureau, quorum, résultat du vote pour chaque résolution. |
| Support du PV | Art. 135 | Registre spécial tenu au siège, coté et paraphé par l’autorité judiciaire, ou feuilles mobiles numérotées et paraphées. |
| Conservation et copies | Art. 136 | PV archivés au siège social ; copies certifiées conformes par le représentant légal. |
| AG ordinaire annuelle | Art. 348 (SARL), 548 (SA) | Dans les six mois de la clôture de l’exercice, sauf prorogation par le juge. |
| Conseil d’administration | Art. 459 | PV certifiés sincères par le président de séance et au moins un administrateur. |
| Secrétaire de l’assemblée de SA | Art. 531 | Nommé par l’assemblée ; il peut être choisi en dehors des actionnaires. |
Texte complet : Acte uniforme révisé relatif au droit des sociétés commerciales et du GIE (PDF).
En pratique, un PV d’assemblée tapé sur une feuille volante ne suffit pas : il doit figurer sur le registre spécial. Les associés en visioconférence comptent comme présents si les statuts le prévoient (article 133-2).
Une association n’est pas concernée par cet Acte uniforme : son assemblée suit la loi de votre pays et ses statuts. Ces repères ne remplacent pas un conseil juridique ; en cas de doute, voyez votre notaire ou votre conseil.
Comment rédiger un PV de réunion, pas à pas
- Avant la séance, préparez la trame du PV avec l’ordre du jour, la liste des convoqués et, pour une assemblée, la feuille de présence.
- Pendant la séance, notez les horaires, les arrivées et départs, chaque proposition mise aux voix et le décompte exact des votes. Pour les débats, notez les positions plutôt que les phrases.
- Rédigez le projet le jour même ou le lendemain, tant que vos notes sont fraîches. Signalez en marge ce dont vous n’êtes pas sûr au lieu de deviner.
- Faites relire et valider le projet par le bureau.
- Faites signer, puis reportez le PV sur le registre ou classez-le dans les archives.
Le style d’un procès-verbal
Écrivez à la troisième personne (« le président rappelle », « Mme Keïta indique »), au présent ou au passé composé, et gardez le même temps jusqu’au bout. Le ton reste neutre, sans opinion du rédacteur. Un débat se résume en une ou deux phrases par intervenant ; une décision se recopie mot pour mot.
Word ou PDF : quel format pour votre PV ?
Reprenez l’un des deux exemples dans Word, remplacez les noms, la date et les décisions, et gardez le fichier comme modèle. Le projet circule en Word pour que le bureau corrige en mode révision. Une fois le texte signé, archivez-le en PDF, scanné si la signature est manuscrite ; pour une société, l’original reste celui du registre.
PV, compte rendu ou relevé de décisions : quelle différence ?
Document officiel qui constate les décisions et les votes. Il se signe, s’archive et engage l’organisation.
Récit fidèle des échanges : positions, réserves, décisions, actions. Voyez notre exemple de compte rendu de réunion.
Une page avec les décisions, les responsables et les échéances, pour les réunions courtes.
S’il y a un vote ou une obligation légale, faites un PV. Sinon, un compte rendu ou un relevé suffit.
Confier le projet de PV à un rédacteur
Un secrétaire de séance qui doit aussi présenter un point prend mal ses notes. Bamacours vous remet le projet de procès-verbal au format de votre registre, prêt à relire. Nous avons rédigé les comptes rendus d’appels pays du secrétariat du Reaching the Last Mile Fund.
Une séance tenue en bambara, wolof ou dioula peut être restituée en français (+30 %), avec nos interprètes bambara et français si besoin. Pour un PV déjà signé, passez par notre service de traduction, avec un traducteur anglais et français à Bamako ou un traducteur assermenté à Dakar. Pour un atelier, voyez notre rapporteur d’atelier, combinable avec l’interprétation professionnelle (page anglaise : French minute taking).
Faites établir le projet de PV de votre prochaine séance
Assemblée générale, conseil d’administration ou comité de pilotage : présents, quorum, résolutions et votes. 175 000 FCFA HT la séance jusqu’à 2 h (300 USD pour les organisations internationales), devis sous deux heures ouvrées.
Le projet est établi sur les informations que vous fournissez, puis validé et signé par votre bureau de séance, qui seul engage votre organisation. Un accord de confidentialité est signé avant la première séance.
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Questions fréquentes sur le PV de réunion
Qui doit signer un procès-verbal de réunion ?
En général le président et le secrétaire de séance. Pour le conseil d’administration d’une société OHADA, le PV est certifié sincère par le président de séance et au moins un administrateur (article 459). Pour une association, les statuts désignent les signataires.
Un PV se rédige-t-il au présent ou au passé ?
Les deux sont admis. Choisissez le présent ou le passé composé et gardez ce temps jusqu’au bout, à la troisième personne.
Peut-on rédiger un PV dans Word et le conserver en PDF ?
Oui. Le projet se prépare dans Word, puis la version signée s’archive en PDF. Dans une société commerciale, le PV d’assemblée doit en plus figurer sur le registre spécial coté et paraphé.
Dans quel délai une SARL doit-elle tenir son assemblée générale ordinaire annuelle ?
Dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice (article 348 pour la SARL, article 548 pour la SA), sauf prorogation par décision de justice.
Le secrétaire de séance peut-il être une personne extérieure ?
Oui pour l’assemblée d’une SA : l’article 531 précise qu’il peut être choisi en dehors des actionnaires. Toute organisation peut aussi faire préparer le projet de PV par un prestataire, puis le faire signer par son bureau.
Bamacours peut-elle certifier un procès-verbal ?
Non. Bamacours établit un projet de PV ; c’est le bureau de séance qui le valide, le signe et en porte la responsabilité. Les copies certifiées conformes relèvent du représentant légal de la société.
