Mis à jour le 29 septembre 2026 par Cyrille Makazung, gérant de Bamacours. Règles vérifiées auprès du British Council et de l’Oxford Learner’s Dictionary.
Un e-mail professionnel en anglais comporte sept éléments : un objet précis, une salutation (Dear Ms Sow, si vous connaissez le nom, Dear Sir or Madam, sinon), une première phrase qui dit pourquoi vous écrivez, un corps court, une demande claire avec une date, une formule de fin et une signature. Pour finir, Kind regards et Best regards conviennent à presque tous les e-mails de travail. En anglais britannique, une lettre qui commence par Dear Sir or Madam se termine par Yours faithfully, et une lettre adressée à une personne nommée par Yours sincerely. Visez 5 à 10 lignes, une idée par phrase, et jamais de traduction mot à mot de « cordialement ».
Comment écrire un e-mail professionnel en anglais : la structure
Un lecteur anglophone attend la raison de votre message dans les deux premières lignes. Il va droit au but, puis se montre poli dans la forme. Voici l’ordre à suivre.
| Élément | Ce qu’on y met | Exemple |
|---|---|---|
| Objet (subject) | Le sujet et, si possible, l’action ou la référence | Request for quotation: 50 laptops (ref. 2026/118) |
| Salutation | Dear + titre + nom de famille, ou Hi + prénom avec un collègue proche | Dear Mr Keita, |
| Première phrase | La raison du message, sans détour | I am writing to ask about the training dates for October. |
| Corps | Deux ou trois paragraphes courts, une idée chacun ; les chiffres et les dates en clair | The session would involve 12 staff members from our Bamako office. |
| Demande claire | Ce que vous attendez, de qui, pour quand | Could you please confirm the dates by Friday 9 October? |
| Formule de fin | Une phrase de clôture puis la formule | Thank you in advance. Kind regards, |
| Signature | Prénom et nom, fonction, organisation, téléphone avec l’indicatif +223 | Fatoumata Diallo, HR Officer |
Le British Council rappelle deux règles de mise en page : une virgule après la salutation puis un retour à la ligne, et une virgule après la formule de fin avant votre nom (unité « Starting and finishing emails » de LearnEnglish).
Comment commencer un mail en anglais
La salutation dépend de deux choses : connaissez-vous le nom de la personne, et quel est votre degré de proximité ? Dans le doute, choisissez un cran plus formel : votre correspondant vous proposera lui-même de passer au prénom en répondant « Hi Moussa ».
| Degré de formalité | Salutation | Quand l’utiliser | Équivalent en français |
|---|---|---|---|
| Très formel | Dear Sir or Madam, | Vous ne connaissez pas le nom (candidature spontanée, service client) | Madame, Monsieur, |
| Très formel | To whom it may concern, | Attestation ou recommandation ; à éviter dans un e-mail ordinaire | À qui de droit, |
| Formel | Dear Ms Traoré, / Dear Mr Keita, | Premier contact avec une personne nommée | Madame, / Monsieur, |
| Neutre | Dear Aminata, | Collègue ou partenaire que vous connaissez un peu | Bonjour Aminata, |
| Neutre, à plusieurs | Dear all, / Dear colleagues, | Message à une équipe ou à une liste | Bonjour à tous, |
| Détendu | Hi John, / Hello John, | Collègue proche, échanges réguliers | Bonjour John, |
Utilisez Ms pour une femme, mariée ou non. Si vous ignorez le genre de la personne, écrivez son nom complet (Dear Kofi Mensah,).
Juste après, une phrase d’ouverture suffit. Selon le cas :
- I am writing to apply for the position of Finance Assistant. (Je vous écris pour postuler au poste d’assistant financier.)
- Thank you for your email of 22 September. (Merci pour votre e-mail du 22 septembre.)
- Following our phone call this morning, here are the details. (À la suite de notre appel de ce matin, voici les détails.)
Comment finir un mail en anglais : Best regards ou Kind regards ?
Les deux sont corrects et interchangeables ; Kind regards est un peu plus chaleureux. Avant la formule, ajoutez une phrase de clôture : « I look forward to hearing from you. » ou « Please let me know if you have any questions. »
| Formule de fin | Registre | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Kind regards, | Neutre à formel | Le choix par défaut, pour un client, un partenaire, un recruteur |
| Best regards, | Neutre | Même usage ; très répandu dans les échanges internationaux |
| Best, / Many thanks, | Détendu | Collègue proche ; Many thanks quand vous venez de demander un service |
| Yours sincerely, | Formel (UK) | Lettre ou e-mail formel qui commence par Dear + nom (Dear Ms Traoré) |
| Yours faithfully, | Formel (UK) | Lettre ou e-mail formel qui commence par Dear Sir or Madam |
| Sincerely, / Sincerely yours, | Formel (US) | Équivalent américain de Yours sincerely, utilisé dans tous les cas |
La règle britannique en une ligne : nom inconnu, Yours faithfully ; nom connu, Yours sincerely. L’Oxford Learner’s Dictionary précise que Yours faithfully s’emploie quand on a écrit « Dear Sir » ou « Dear Madam » sans nommer la personne.
Phrases prêtes à l’emploi par situation
| Situation | En anglais | En français |
|---|---|---|
| Demander | Could you please send me the updated budget by Thursday? I would be grateful if you could confirm your availability. | Pourriez-vous m’envoyer le budget mis à jour d’ici jeudi ? Je vous serais reconnaissant de confirmer votre disponibilité. |
| Relancer | I am following up on my email of 14 September. I wanted to check whether you had a chance to review the proposal. | Je reviens vers vous au sujet de mon e-mail du 14 septembre. Je voulais savoir si vous aviez pu examiner la proposition. |
| Envoyer une pièce jointe | Please find attached the signed contract. I have attached the final report for your review. | Vous trouverez ci-joint le contrat signé. Je joins le rapport final pour relecture. |
| S’excuser d’un retard | Sorry for the late reply. I apologise for the delay in getting back to you. | Désolé pour ma réponse tardive. Je vous prie d’excuser ce délai de réponse. |
| Confirmer un rendez-vous | I am writing to confirm our meeting on Tuesday 6 October at 10 a.m. That time works for me. | Je vous confirme notre réunion du mardi 6 octobre à 10 h. Cet horaire me convient. |
| Refuser poliment | Thank you for the invitation. Unfortunately, I will not be able to attend. I am afraid we cannot accept these terms at this stage. | Merci pour l’invitation. Malheureusement, je ne pourrai pas y assister. Nous ne pouvons malheureusement pas accepter ces conditions pour le moment. |
Pour le vocabulaire des réunions et des rapports, voyez notre programme d’anglais professionnel.
Exemples de mail professionnel en anglais : 3 modèles pour le Mali
Trois situations fréquentes pour les professionnels de Bamako. Les noms et références sont fictifs.
1. Candidature à un poste dans une ONG
Subject: Application for Programme Assistant position (ref. PA-BKO-26)
Dear Ms Mensah,
I am writing to apply for the Programme Assistant position in Bamako, advertised on your website on 20 September.
For the past three years, I have worked as a field officer on a food security project in the Mopti region. I coordinated data collection in 24 villages and wrote monthly reports in French and English.
I am particularly interested in this role because it combines field coordination and donor reporting, two areas where I would like to grow.
Please find attached my CV and cover letter. I am available for an interview at your convenience, in person or online.
Thank you for your time and consideration.
Kind regards,
Aminata Coulibaly
+223 70 00 00 00
Bamako, Mali
Ce qui fonctionne : la référence du poste dans l’objet, la raison du message dès la première phrase, des chiffres au lieu d’adjectifs, et Kind regards convient ; Yours sincerely serait aussi correct, puisque la destinataire est nommée. Pour l’étape suivante, lisez notre guide de l’entretien d’embauche en anglais et l’article sur le niveau d’anglais demandé en ONG au Mali.
2. Relance d’un fournisseur ou d’un partenaire
Subject: Follow-up: delivery of 200 hygiene kits (PO 0457)
Dear Mr Adeyemi,
I am following up on my email of 14 September about purchase order 0457 for 200 hygiene kits. The delivery was scheduled for 25 September, and we have not yet received the goods or any update.
The kits are needed for a distribution in Ségou on 12 October, so they must reach our Bamako warehouse by 5 October at the latest.
Could you please confirm the new delivery date by Friday 2 October? If part of the order is ready, a partial delivery would also help us.
Thank you in advance for your quick reply.
Best regards,
Moussa Diarra
Logistics Officer
Ce qui fonctionne : un ton courtois mais des faits posés (commande, date prévue, retard), la conséquence expliquée sans reproche, et une demande avec échéance. Proposer une livraison partielle facilite une réponse rapide.
3. Compte rendu de réunion à un siège anglophone
Subject: Summary: partners’ coordination meeting, Bamako, 28 September
Dear Sarah,
Please find below a short summary of today’s coordination meeting with our three implementing partners.
Main points:
1. Activities are on track in Kayes and Sikasso. In Ségou, two training sessions were postponed because of road access.
2. Partners asked for the second funding instalment before 15 October.
3. The mid-term evaluation will start on 2 November.Decision: the two Ségou training sessions will take place on 19 and 20 October.
Next steps: I will send the updated work plan by Wednesday 30 September. Could you please confirm the transfer date for the second instalment?
Best regards,
Ibrahim Sangaré
Programme Coordinator, Mali office
Ce qui fonctionne : des blocs (points, décision, prochaines étapes) lisibles en trente secondes, des phrases courtes et une seule question, à la fin. Dear Sarah convient, car vous travaillez déjà ensemble.
Les erreurs fréquentes dans un mail en anglais
Courant en Afrique de l’Ouest, mais un lecteur britannique ou américain le trouve traduit. Préférez « I hope you are well », avec quelqu’un que vous connaissez.
Mr et Ms se placent devant le nom de famille, jamais devant le prénom. Écrivez « Dear Mr Smith » (formel) ou « Hi John » (détendu), mais pas un mélange des deux.
« Please find attached the report » est correct. « Please find in attachment » est fautif, « attached herewith » est lourd, et « enclosed » vise une lettre papier. Vérifiez que la pièce jointe est bien là.
Jours, mois, langues et nationalités prennent une majuscule en anglais : Monday, October, French, Malian. Mais un mot entier en capitales se lit comme un cri.
Une phrase de quatre lignes devient illisible en anglais. Une idée par phrase, 20 mots au plus.
Cordially sonne vieilli, et « Waiting for your reply » paraît sec. Écrivez « I look forward to hearing from you. Kind regards, ».
Anglais britannique ou américain : les différences utiles
Suivez l’usage de votre destinataire et restez cohérent dans tout l’e-mail.
| Point | Anglais britannique | Anglais américain |
|---|---|---|
| Titres | Mr, Ms, Dr (sans point) | Mr., Ms., Dr. (avec point) |
| Formule formelle | Yours sincerely / Yours faithfully | Sincerely / Sincerely yours |
| Dates | 5 October 2026 (05/10/2026) | October 5, 2026 (10/05/2026) |
| Orthographe | organisation, programme, apologise | organization, program, apologize |
Le piège : 05/10 signifie 5 octobre à Londres et 10 mai à Washington. Écrivez le mois en lettres.
Pour vos équipes, Bamacours propose des formations en anglais pour les entreprises (facture au nom de l’employeur, rapport de progression) et une formation d’anglais pour les ONG.
E-mail professionnel en anglais : vos questions
Comment commencer un mail professionnel en anglais ?
Commencez par Dear suivi du titre et du nom de famille (Dear Ms Traoré,) si vous connaissez la personne, ou par Dear Sir or Madam, si vous ne connaissez pas son nom. Enchaînez directement avec la raison du message, par exemple : I am writing to ask about the training dates.
Best regards ou Kind regards : lequel choisir ?
Les deux sont corrects dans un e-mail professionnel. Kind regards est un peu plus chaleureux, Best regards un peu plus neutre.
Quand utiliser Yours sincerely et Yours faithfully ?
En anglais britannique formel, si vous avez commencé par Dear Sir or Madam, terminez par Yours faithfully. Si vous avez écrit le nom de la personne, terminez par Yours sincerely. En anglais américain, on écrit Sincerely dans les deux cas.
Comment traduire cordialement en anglais dans un mail ?
Utilisez Kind regards ou Best regards. La traduction littérale Cordially existe, mais elle sonne vieillie ou cérémonieuse dans un e-mail de travail.
Comment dire ci-joint en anglais ?
La formule standard est Please find attached, suivie du document : Please find attached the signed contract. Évitez Please find in attachment, qui n’est pas correct.
Écrivez vos e-mails en anglais sans y passer une heure
Le programme d’anglais professionnel de Bamacours travaille l’écrit de travail (e-mails, comptes rendus, rapports) et l’oral des réunions, en cours particuliers au centre d’ACI 2000, à domicile à Bamako ou en ligne. Envoyez-nous un message sur WhatsApp : nous commençons par un test de niveau gratuit de 15 minutes.
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